Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) mengambil langkah proaktif dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dengan memusnahkan ribuan dokumen usang yang telah memasuki masa retensi. Kegiatan yang berlangsung pada 5 November 2024 ini mencatatkan pemusnahan sebanyak 4.479 berkas arsip dengan rentang waktu dari 2005 hingga 2011.
Pemusnahan arsip ini dilakukan menggunakan mesin pencacah, setelah melalui serangkaian tahapan verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Proses ini menjadi bagian dari upaya Dispora Kaltim untuk memaksimalkan ruang penyimpanan di Depo Arsip Dispora yang semakin terbatas seiring dengan banyaknya kegiatan yang tercatat dalam arsip mereka.
Pelaksana Harian Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, menjelaskan bahwa dengan semakin banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh Dispora, volume arsip yang harus dikelola pun terus berkembang. “Semakin banyak kegiatan, semakin banyak arsip yang harus dikelola. Karena itu, kami mempersiapkan Depo Arsip yang lebih luas dan menerapkan penanganan khusus,” ujarnya.
Selain memusnahkan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi, Dispora Kaltim juga menyerahkan 142 arsip statis yang bernilai sejarah kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim untuk disimpan dan dikelola. Arsip-arsip ini akan dijaga dan dilestarikan, mengingat nilainya yang sangat penting bagi perjalanan administrasi pemerintah daerah.
Langkah ini menjadi bagian dari proses bertahap yang dilakukan oleh Dispora Kaltim sejak dua tahun terakhir, di mana tim kearsipan telah bekerja keras untuk memverifikasi dan mengatur dokumen-dokumen yang ada. Dengan adanya langkah tersebut, Sri Wartini berharap pengelolaan arsip dapat lebih efisien, mendukung kelancaran administrasi, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan arsip yang ada.
Menurutnya, kegiatan seperti ini juga menunjukkan komitmen Dispora Kaltim dalam menjalankan tata kelola pemerintahan yang baik dan efisien. Proses pemusnahan arsip yang sesuai dengan prosedur ini turut mencerminkan upaya Dispora untuk selalu memperbaiki dan menyesuaikan diri dengan standar yang berlaku. (ADV/Dispora Kaltim)
